Электронный кадровый документооборот

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений.

  В ноябре 2021 года были внесены изменения в части электронного документооборота (далее – ЭКД) кадровых документов между работником и работодателем. Данные изменения были закреплены Федеральным законом от 22.11.2021 г № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ».

  Данным законом была закреплена возможность создания, подписания, использования и хранения работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Содержание статьи:

1. Электронный документооборот в сфере трудовых отношений.

 Положения статей данного Федерального закона распространяются на все документы, в которых, согласно законодательству либо нормативно-правовых актов, предусмотрено ознакомление работника по подпись (например, трудовой договор, приказ о приеме на работу, приказ о кадровом переводе и т п). Исключения составляют следующие кадровые документы:

✒ Трудовые книжки;

✒ Акты о несчастном случае на производстве;

✒ Приказ об увольнении;

✒ Инструктажи по охране труда.

ЭКД может осуществляться по средством следующих информационных систем:

✅ Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» в порядке, определяемом в соответствии с законодательством о занятости населения в Российской Федерации. Доступ к которой обеспечивается в том числе посредством единого портала государственных и муниципальных услуг, при условии применения работодателем цифровой платформы «Работа в России» в целях осуществления электронного документооборота;

✅ информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями Трудового Кодекса, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.

преимущества ЭКД
Кадровые документы в цифре – почему это удобно

2. Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот.

 Работодатель имеет право принять решение о переходе на ЭКД. Данное решение необходимо закрепить локальным нормативным актом, составленного в соответствии с 372 статьей Трудового кодекса РФ.

  После составления и утверждения нормативного акта о переходе на ЭДО, работодатель обязан письменно уведомить каждого работника.

  Работник должен дать письменное согласие на переход на ЭКД. Отсутствие письменного согласия работника рассматривается, как отказ.

  Отказ работника переходить на ЭКД не может являться основанием для принятия на работу или увольнения сотрудника.

Согласие работника от ЭКД

3. Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота.

Преимущества электронных кадровых документов на портале «Работа в России»
Преимущества электронных кадровых документов на портале «Работа в России»

Усиленной квалифицированной электронной подписью работодатель обязан подписывать следующие документы:

 

✔ трудовые договора;

✔ договора о материальной ответственности;

✔ ученические договора;

✔ договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;

✔ приказы (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания;

✔ уведомления об изменении определенных сторонами условий трудового договора.

 

При подписании иных электронных документов посредством информационной системы работодателя работодателем могут использоваться:,

 

📌 усиленная квалифицированная электронная подпись;

📌 усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;

📌 усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства.

 

При подписании электронных документов посредством информационной системы работодателя работником могут использоваться:

 

📌 усиленная квалифицированная электронная подпись;

📌 усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;

📌 усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства.

 

Работодатель несет расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование.

Работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись.

Электронная подпись при ЭКД

4. Как подключиться к электронному кадровому документообороту.

Подключить ЭКД

Портал «Работа в России» совершенствуется и дорабатывается. В планах разработка мобильного приложения, возможность согласования документов другими сотрудниками перед подписанием, делегирование полномочий внешним организациям (аутсорсинг), разграничение пользователей по функционалу и прочее.

5. Выводы.

Федеральный закон совсем «молодой». Нововведения соответствуют времени, хотя и пугают.

Вопросов пока много: как начать? безопасно ли это? согласятся ли сотрудники? а не будет ли потом проблем?

 

Портал «Работа в России» разработан при Правительстве РФ. И, как показывает практика, постепенно всех и работников, и работодателей, не сейчас, не сразу, но будут стараться перевести на работу в новом портале.

Задача простая: сделать прозрачным кадровый документооборот.

Увольнение и прием уже регламентировали отчетами в ПФР РФ (СЗВ-М, СЗВ-Стаж и т.д.) и фактически закрыли возможность «уволить задним числом», «принять на работу, а чрез 2 дня передумать и отменить приказ».

Работа в России

А теперь Роструд «жаждет видеть» и кадровые переводы, и отпуска, индексации зарплат, и прочие доказательства соблюдения Трудового кодекса РФ.

Но на самом деле, в этом нет ничего страшного, если у Вас компетентный кадровик, который несет ответственность за свою работу.

При грамотной организации работы в части кадрового учета переход на ЭКД будет только всем во благо.